Ein Artikel von Lisa Garcia Coello und Jacqueline Junker

Durch die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse sind Unternehmen mehr denn je gefordert, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Weg, dies zu erreichen, besteht darin, ein Enterprise-Resource-Planning-System zu implementieren. ERP-Systeme sind Software-Lösungen, die Unternehmen zur Verwaltung der täglichen Geschäftsaufgaben verwenden.

Das ERP führt diese Vielzahl an Prozessen zusammen, ermöglicht den Datenfluss über Abteilungen hinweg. Damit hat sich das ERP-System für Unternehmen zu einer unerlässlichen Größe bei der Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse entwickelt. In diesem Artikel beleuchten wir die Gründe näher, warum Unternehmen ein ERP einsetzen sollten, und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Ein ERP-System kann als Schaltzentrale eines Unternehmens gesehen werden, durch die verschiedene Abteilungen miteinander verbunden sind. In zahlreichen Unternehmen ist das ERP-System in allen Prozessen führend, noch vor E-Commerce-Lösungen oder dem Customer Relationship Management. Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als ein Netzwerk von Geschäftsbereichen vor: Finanzen, Vertrieb, Supply Chain, Beschaffung, Compliance, Personalwesen und weitere mehr – jeder Unternehmensbereich spielt eine entscheidende Rolle für dessen Erfolg und arbeitet mal mehr mal weniger autark im Unternehmen.  

Das ERP-System nimmt eine strategische Rollen ein, denn es bietet eine zentrale Plattform, um sämtliche Unternehmensdaten zu verwalten, die in den jeweiligen Geschäftsbereichen entstehen. Das hat zahlreiche Vorteile, bringt Transparenz in sämtliche Geschäftsprozesse und vermeidet Silos.

Nachfolgend nennen wir einige Gründe, warum Unternehmen ein ERP-System im Einsatz haben sollten:

• Effizienzsteigerung:
  Die zentrale Datenverwaltung im ERP ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen, reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt somit die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen.
• Bessere Entscheidungsfindung:
  Durch Echtzeitdaten und aussagekräftige Analysen unterstützt ein ERP-System Führungskräfte bei fundierten Entscheidungen, da sie auf tagesaktuelle Informationen zugreifen können.
• Kostenoptimierung:
  Die Automatisierung von Routineaufgaben minimiert den Bedarf an manueller Arbeit, was wiederum zu Kosteneinsparungen führen kann. Zudem hilft ein optimierter Ressourceneinsatz, Kosten besser zu kontrollieren.
• Verbesserte Kundenbetreuung:
  Ein integriertes CRM-Modul ermöglicht eine umfassende Kundenverwaltung, wodurch die Kundenzufriedenheit steigt. Dies führt zu langfristigen Kundenbeziehungen und positiven Weiterempfehlungen.
• Compliance und Risikomanagement:
  ERP-Systeme erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie Transparenz und Kontrolle über Unternehmensdaten bieten. Das Risikomanagement wird somit effektiver gestaltet.

Ein zentrales Repository für Unternehmensdaten ermöglicht es, Silos aufzubrechen und Informationen nahtlos zwischen verschiedenen Abteilungen auszutauschen.

• Automatisierung von Geschäftsprozessen:  
  Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben werden menschliche Fehler minimiert und Mitarbeiter können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.
• Echtzeit-Analysen:
  Die Möglichkeit, Echtzeitdaten abzurufen, ermöglicht Führungskräften eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und Trends.
• Flexibilität und Skalierbarkeit:
  ERP-Systeme sind flexibel und können an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Sie skalieren problemlos mit dem Wachstum des Unternehmens.
• Bessere Zusammenarbeit:
  Durch den zentralisierten Zugriff auf Informationen wird die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert, was zu einer effektiveren Zusammenarbeit führt.

Sollten Sie sich für die Einführung eines ERP in Ihrem Unternehmen entscheiden oder die Vorteile Ihres bestehenden Systems optimieren wollen, so sollten Sie genügend Zeit für die notwendige Vorarbeit einplanen. So können Sie im späteren Verlauf des Projektes einen optimalen Ablauf erreichen.  

Die nachfolgenden Schritte haben sich als bewährte Praktiken erwiesen, die dabei helfen können, ein ERP-System effektiv zu nutzen:

1.    Umfassende Bedarfsanalyse:
Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer Geschäftsprozesse, um die spezifischen Anforderungen und Schwachstellen zu identifizieren. Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass das ausgewählte ERP-System optimal auf Ihre Unternehmensanforderungen abgestimmt ist.
2.    Klare Zielsetzungen definieren:
Setzen Sie klare Ziele für die ERP-Implementierung. Überlegen Sie, welche spezifischen Verbesserungen Sie durch das System erreichen möchten, sei es in Bezug auf Effizienzsteigerung, Kostenreduktion oder bessere Kundenbetreuung. Definieren Sie klare Meilensteine, um den Fortschritt zu überwachen.
3.    Umfassende Schulung der Mitarbeiter:
Investieren Sie in Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das ERP-System effektiv nutzen können. Ein gut geschulter Mitarbeiterstamm trägt dazu bei, das volle Potenzial des Systems auszuschöpfen und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern.
4.    Auswahl des richtigen ERP-Anbieters:
Führen Sie eine gründliche Marktanalyse durch, um den passenden ERP-Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die aktuellen Anforderungen, sondern auch die zukünftige Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems.
5.    Pilotphase einführen:
Bevor Sie das ERP-System flächendeckend implementieren, führen Sie eine Pilotphase durch. Testen Sie das System mit einer begrenzten Anzahl von Benutzern und Abteilungen, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Viele ERP-Anbieter bieten auch kostenlose Demozugänge an, um das System testen zu können. Die Vorarbeit lohnt sich. So lernen Sie schnell, ob das System zu Ihnen passt.
6.    Sicherheitsmaßnahmen implementieren:
Legen Sie besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten. Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits, um Datenschutzverletzungen zu verhindern. Vergessen Sie nicht, ein Auftragsverarbeitungsverzeichnis anzulegen, um jederzeit Auskunft über verarbeite Daten geben zu können.
7.    Regelmäßige Aktualisierung und Wartung:
Planen Sie regelmäßige Aktualisierungen und Wartungsarbeiten ein, um sicherzustellen, dass Ihr ERP-System immer auf dem neuesten Stand ist. Dies beinhaltet nicht nur Fehlerbehebungen, sondern auch die Integration neuer Funktionen und Verbesserungen.
Alternativ können Sie ERP aus der Cloud in Betracht ziehen. Diese bieten in der Regel flexible und teilweise sogar automatisierte Aktualisierungen an, ohne dass der laufende Betrieb gestört wird. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
8.    Feedback der Anwender einholen:
Implementieren Sie einen Mechanismus zur kontinuierlichen Rückmeldung der Anwender. Berücksichtigen Sie die Erfahrungen und Bedenken Ihrer Mitarbeiter, um laufende Verbesserungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das ERP-System den tatsächlichen Bedürfnissen entspricht.

Insgesamt ermöglicht ein ERP-System also die nahtlose Integration verschiedener Geschäftsprozesse, von der Finanzbuchhaltung über die Lagerverwaltung bis hin zum Kundenservice. Die zentralisierte Datenverwaltung und Echtzeit-Informationen bieten Unternehmen die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Mit einem ERP-System können redundante Arbeitsabläufe minimiert, Fehlerquellen reduziert und die Produktivität gesteigert werden. Die verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen fördert zudem eine unternehmensweite Transparenz. Kundenbeziehungen können durch die effiziente Bearbeitung von Aufträgen und Anfragen gestärkt werden, was letztendlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Obwohl die Einführung eines ERP-Systems mit Kosten und Herausforderungen verbunden ist, überwiegen langfristig die positiven Effekte. Unternehmen agiler und effizienter. Eine der Kernkompetenzen unserer heutigen Zeit, die durch Unsicherheit geprägt ist und von Unternehmen ein maximum an Flexibilität fordert.