Digitalisierung der kommunalen Energieversorgung

DMS-Anbieterauswahl und IT-Transformation

Die Stadtwerke Oberkirch verfolgten das Ziel, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und eine zukunftssichere IT-Architektur zu schaffen. Gemeinsam mit Mages Consulting wurden unstrukturierte Dokumentenprozesse analysiert, ein geeignetes DMS-System ausgewählt und implementiert. Das Ergebnis: effiziente und transparente Prozesse, rechtskonforme Archivierung und eine solide Basis für die weitere digitale Transformation.

Über die Stadtwerke Oberkirch GmbH

  • Branche: Kommunale Energieversorgung und Dienstleistungen
  • Gegründet: 2000
  • Standort: Oberkirch

 

Ausgangslage

Die Stadtwerke Oberkirch standen vor der Herausforderung ineffizienter Geschäftsprozesse und unstrukturierter Dokumentenablagen, die zu erhöhtem Arbeitsaufwand führten. Zusätzlich erschwerten komplexe Anforderungen an Compliance und DSGVO-Vorgaben die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Um diese Probleme zu lösen, entschieden sich die Stadtwerke, mit Mages Consulting eine umfassende Analyse der Prozesse und Anforderungen durchzuführen sowie ein passendes DMS-System auszuwählen und zu implementieren.

Herausforderung

Ineffiziente Geschäftsprozesse sowie Mehraufwände und Herausforderungen bei der Erfüllung von Compliance- und DSGVO Vorgaben.

Entscheidung

Durchführung einer Prozess- und Anforderungsanalyse sowie einer Anbieterbewertung und Anbieterauswahl für ein geeignetes DMS-System.

★★★★★
„Dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Mages Consulting hat sich unser DMS-Projekt zu einer umfassenden IT-Transformation auch auf strategischer Ebene entwickelt.”

Erik Füssgen

Geschäftsführer Stadtwerke Oberkirch GmbH

Zielsetzung

Ziel des Projekts war es, die Effizienz der Geschäftsprozesse durch klare Strukturen und optimierte Arbeitsabläufe zu steigern. Zudem sollte ein modernes DMS-System integriert werden, das eine transparente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung ermöglicht. Langfristig sollte eine zukunftsfähige IT-Architektur geschaffen werden, um die digitale Transformation der Stadtwerke Oberkirch strategisch voranzutreiben.

Prozesseffizienz erhöhen

Optimierung von Arbeitsabläufen und Reduzierung von Bearbeitungszeiten

Zusammenarbeit verbessern

Transparenten und schnellen Austausch von Dokumenten ermöglichen.

Integration in IT-Landschaft

Nahtlose Integration der neuen DMS-Lösung in die (künftige) IT-Architektur.

Strategische Perspektive

Aufbau einer unabhängigen, skalierbaren und zukunftsfähigen IT-Architektur.

Rolle & Tätigkeiten MAC

Mages Consulting führte federführend im Projektmanagement eine umfassende IST-Analyse der bestehenden Prozesse und Systeme durch und definierte in Workshops mit den Key-Usern die SOLL-Anforderungen. Auf Basis dieser Ergebnisse erfolgte eine strukturierte Anbieterauswahl, um das passende DMS-System zu identifizieren. Neben der fortlaufenden Implementierung des neuen Systems begleiten wir als Technologieberater weiterhin die Entwicklung einer strategischen IT-Architektur, um die langfristige Integration und Skalierbarkeit sicherzustellen.

 

Angewandte Module des MAC-Framework

Systemevaluation Grace

Grace bietet eine strukturierte Methode zur Ermittlung der Anforderungen und Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Basierend auf den wesentlichen (Nutzer-) Anforderungen bieten wir eine erste Auswahl möglicher IT-Systeme, um die beste IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu identifizieren.

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System- und Anbieterauswahl Anita

Gemeinsam mit dem Kunden wählen wir die zwei besten Anbieter für die zuvor identifizierten 3 - 5 Lösungen aus. Durch strukturierte Bewertungsverfahren finden wir die am besten geeignete Lösung.

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Implementierungsbegleitung Alan

Mit Alan unterstützen wir unsere Kunden bei der Einführung neuer IT-Architekturen und Softwarelösungen. Mittels strukturiertem Implementierungsplan und effektivem Change-Management stellen wir eine reibungslose IT-Systemeinführung sowie ein optimales Mitarbeiter Onboarding sicher.

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4. Ergebnisse

Durch die enge Zusammenarbeit mit Mages Consulting konnten die Stadtwerke Oberkirch eine neue, effiziente Prozesslandschaft etablieren und ein DMS-System implementieren, das optimal auf ihre Anforderungen abgestimmt ist und zudem eine rechtskonforme Archivierung ermöglicht. Zudem wurde ein strategisches Zielbild für eine zukunftsfähige IT-Architektur entwickelt, das als Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte dient.

Neue Prozesslandschaft definiert

Schaffung klar definierter und effizienter Prozesse als Grundlage für die DMS-Implementierung

DMS-Anbieter ausgewählt

Auswahl einer Lösung, die optimal zu den Anforderungen passt und implementiert wird

Zielbild für neue IT-Landschaft

Entwicklung eines strategischen Zielbildes, zum Aufbau einer eigenständigen IT-Architektur