Digitalisierung der kommunalen Energieversorgung

DMS-Anbieterauswahl und IT-Transformation

Die Stadtwerke Oberkirch verfolgten das Ziel, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und eine zukunftssichere IT Architektur zu schaffen. Gemeinsam mit Mages Consulting wurden Dokumentenprozesse analysiert, eine zukunftsfähige Ziel-Architektur entwickelt und ein performantes DMS-System ausgewählt, welches effiziente und transparente Prozesse, rechtskonforme Archivierung und eine solide Basis für die weitere digitale Transformation bietet.

Über die Stadtwerke Oberkirch GmbH

Regionales Mehrsparten-Energieversorgungsunternehmen
Erneuerbare Versorgung mit Wasser, Photovoltaik und Wind
Standort Oberkirch

Stadt mit Strommasten und leuchtenden Linien die Digitalisierung darstellen.

Ausgangslage

Die Stadtwerke Oberkirch standen vor der Herausforderung, die wachsenden Geschäftsprozesse und Dokumentenablagen sowie weitere Anforderungen an Compliance und DSGVO-Vorgaben in einer effizienten Datenumgebung abzubilden. Daher entschieden sich die Stadtwerke, mit Mages Consulting eine umfassende Analyse der Prozesse und Anforderungen durchzuführen sowie eine zukunftsfähige Ziel Architektur zu entwickeln, für die ein geeignetes DMS-System ausgewählt werden sollte.

Herausforderung

Wachsende Geschäftsprozesse sowie Mehraufwände und Herausforderungen bei der Erfüllung von Compliance- und DSGVO zu vermeiden bzw. zu reduzieren.

Entscheidung

Durchführung einer Prozess- und Anforderungsanalyse sowie einer Anbieterbewertung und Anbieterauswahl für ein geeignetes DMS-System.

★★★★★
„Dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Mages Consulting hat sich unser DMS-Projekt zu einer umfassenden IT-Transformation auch auf strategischer Ebene entwickelt.”

Erik Füssgen

Geschäftsführer Stadtwerke Oberkirch GmbH

Zielsetzung

Ziel des Projekts war es, die Effizienz der Geschäftsprozesse durch klare Strukturen und optimierte Arbeitsabläufe zu steigern. Zudem sollte ein modernes DMS-System integriert werden, das eine transparente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung ermöglicht. Langfristig sollte eine zukunftsfähige IT-Architektur geschaffen werden, um die digitale Transformation der Stadtwerke Oberkirch strategisch voranzutreiben.

Prozesseffizienz erhöhen

Optimierung von Arbeitsabläufen und Reduzierung von Bearbeitungszeiten

Zusammenarbeit verbessern

Transparenten und schnellen Austausch von Dokumenten ermöglichen.

Interoperabilität mit IT-Landschaft

Die neue DMS-Lösung muss nahtlos in die (künftige) IT-Architektur integrierbar sein.

Strategische Perspektive

Aufbau einer unabhängigen, skalierbaren und zukunftsfähigen IT-Architektur.

Rolle & Tätigkeiten MAC

Mages Consulting übernahm die Projektleitung und führte eine umfassende IST-Analyse der bestehenden Prozess- und Systemlandschaft durch. In mehreren Workshops mit Key-Usern wurden die SOLL Anforderungen an die künftige Lösung definiert. Auf Basis der Anforderungen erfolgte eine strukturierte Anbieterauswahl, um das passende DMS-System zu identifizieren. In der Rolle als Technologieberater verantworteten wir die Entwicklung einer strategischen IT-Architektur, um die langfristige Integration und Skalierbarkeit der Systemlandschaft sicherzustellen.

Angewandte Module des MAC-Framework

Systemevaluation Grace

Grace bietet eine strukturierte Methode zur Ermittlung der Anforderungen und Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Basierend auf den wesentlichen (Nutzer-) Anforderungen bieten wir eine erste Auswahl möglicher IT-Systeme, um die beste IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu identifizieren.

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System- und Anbieterauswahl Anita

Gemeinsam mit dem Kunden wählen wir die zwei besten Anbieter für die zuvor identifizierten 3 - 5 Lösungen aus. Durch strukturierte Bewertungsverfahren finden wir die am besten geeignete Lösung.

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Implementierungsbegleitung Alan

Mit Alan unterstützen wir unsere Kunden bei der Einführung neuer IT-Architekturen und Softwarelösungen. Mittels strukturiertem Implementierungsplan und effektivem Change-Management stellen wir eine reibungslose IT-Systemeinführung sowie ein optimales Mitarbeiter Onboarding sicher.

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Ergebnisse

Durch die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mages Consulting konnten die Stadtwerke Oberkirch die für sie optimale DMS-Lösung identifizieren und eine effiziente Prozesslandschaft definieren. Die ausgewählte Lösung erfüllt die hohen Anforderungen der Stadtwerke, insbesondere im Bereich der rechtskonformen Archivierung. Zudem wurde ein strategisches Zielbild für eine zukunftsfähige IT-Architektur entwickelt, das als Basis für die zukünftige Einführung einer CRM-Lösung und weitere Digitalisierungsschritte dient.