Die drei IT-Risiken, die Geschäftsführer im kommunalen Umfeld jetzt aktiv managen müssen

Drei Geschäftsführer, zwei Stadtwerke, ein Panel und eine ehrliche Bestandsaufnahme, wie digitale Transformation im kommunalen Umfeld wirklich läuft.

Letzte Woche war ich beim Smart Region Day 2026 in Breisach Teil des Expert Talks „Digitale Souveränität“. Auf dem Panel saßen mit mir Sebastian Giesel, Geschäftsführer der Gemeindewerke Gundelfingen, und Arndt Frieling, Geschäftsführer der Energiewerke Kirchzarten. Zwei Praktiker, die eine IT-Transformation im laufenden Betrieb umgesetzt haben und wissen, was das in der Realität bedeutet.

Die wichtigsten Punkte aus der Diskussion richten sich an alle, die gerade noch denken, dass es schon irgendwie läuft.

In fast jedem kommunalen Unternehmen, das wir begleiten, sehen wir eine ähnliche Ausgangslage. Die IT ist über Jahre gewachsen und wurde immer wieder pragmatisch repariert. Irgendwo im Haus gibt es eine Person, die alles weiß. Passwörter, Systemzusammenhänge und Workarounds, die vor Jahren eingebaut wurden und heute niemand mehr anfassen will.

Diese Person macht oft nebenbei noch mehrere andere Aufgaben. Häufig nähert sie sich zudem dem Rentenalter.

Sebastian Giesel hat das sehr klar beschrieben. Bei ihnen gab es jemanden, der Fuhrparkmanagement, Personal, Buchhaltung und Smart-Meter-Rollout verantwortet hat und nebenbei die IT. Auf Dauer kann das nicht gutgehen. Lange Zeit spricht nur niemand offen darüber.

Das ist kein Vorwurf an Vorgänger oder Mitarbeitende. Es ist die Konsequenz historisch gewachsener Strukturen. Heute entsteht daraus ein Risiko, das aktiv gemanagt werden muss.

Wenn wir in eine Organisation kommen, schauen wir zuerst auf drei Risikofelder.

Erstens das Abhängigkeitsrisiko. Es geht weniger um Technologie und mehr um Wissen. Wenn Systeme nur von einer Person verstanden werden und nichts dokumentiert ist, wird ein Ausfall schnell zum Stillstand. Krankheit, Kündigung oder Ruhestand reichen dafür aus.

Zweitens das Ausfallrisiko. Notfallpläne existieren manchmal, wurden aber häufig lange nicht realistisch getestet. Wenn eine kritische Komponente ausfällt, ist in vielen Organisationen unklar, wer was in welcher Reihenfolge tut und wie lange der Betrieb ohne größere Schäden aufrechterhalten werden kann.

Drittens das Entscheidungsrisiko. Regulatorik, Cyberangriffe und steigende Erwartungen von Kundinnen und Kunden verändern die Anforderungen an den Betrieb. Diese Themen brauchen Entscheidungen auf Geschäftsführungsebene. Wer IT als rein operatives Thema behandelt, nimmt sich Handlungsspielraum.

Ich verwende in dem Zusammenhang oft einen einfachen Satz, der in vielen Organisationen unbewusst mitläuft. Strom kommt aus der Steckdose und IT funktioniert einfach. Beides stimmt nur so lange, bis es nicht mehr stimmt.

Digitale Souveränität wird oft genannt, aber selten sauber greifbar gemacht. Für mich bedeutet sie, dass eine Organisation intern handlungsfähig ist. Das betrifft Prozesse, Zuständigkeiten, Dokumentation, Standards und den Betrieb der Systeme. Es geht auch darum, dass Entscheidungen nicht von einzelnen Personen oder externen Abhängigkeiten blockiert werden.

Resilienz baut darauf auf. Sie zeigt sich dann, wenn ein externer Schock eintritt. Ein Cyberangriff, ein Ausfall oder eine Krise kann passieren. Entscheidend ist, wie schnell und kontrolliert der Betrieb wieder stabil ist.

Arndt Frieling hat beschrieben, wie die Energiewerke Kirchzarten diesen Weg gegangen sind. Dazu gehörten die Abgrenzung gegenüber der Gemeinde-IT, eine eigenständige Infrastruktur und die Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern. Heute ist das Unternehmen ISMS-zertifiziert. Frieling sagte, dass er heute an der Stelle besser schlafen kann als früher.

Den perfekten Zeitpunkt für eine IT-Transformation gibt es nicht. Es gibt immer operative Themen, die gerade mehr Aufmerksamkeit ziehen. Genau deshalb werden Entscheidungen zu lange verschoben.

Sebastian Giesel hat erzählt, dass die Transformation in Gundelfingen kurz vor Weihnachten gestartet wurde. Das war mitten in einer Phase mit hoher Belastung durch Abrechnung und Ablesung. Es war trotzdem notwendig, weil das Risiko im Bestand zu groß geworden war.

Wer wartet, zahlt häufig an anderer Stelle. In Form von Abhängigkeiten, Störungen, manuellen Workarounds und dauerhaftem Zeitverlust im Alltag.

Beide Geschäftsführer haben ähnliche Punkte betont.

Branchenverständnis gehört dazu. Wer energiewirtschaftliche Abläufe nicht versteht, verursacht Reibung. Das gilt für Abrechnung, Netzthemen, Marktrollen und die typischen Zeitfenster im Betrieb.

Ebenso wichtig ist Zusammenarbeit auf Augenhöhe. In vielen Häusern ist die Systemlandschaft über Jahre so gewachsen, dass niemand sie vollständig überblickt. Giesel hat es offen gesagt. Sie konnten nicht aus dem Stand vollständig auflisten, welche Systeme überall laufen. Wenn man an dieser Stelle gemeinsam Transparenz herstellt, entsteht erst die Basis für sinnvolle Entscheidungen.

Flexibilität ist ein weiterer Punkt. Während einer Transformation tauchen Themen auf, die vorher nicht sichtbar waren. In Gundelfingen wurde im Verlauf klar, dass die Telefonanlage mit betrachtet werden muss. Solche Änderungen gehören zur Realität. Entscheidend ist, wie damit umgegangen wird.

Kontinuität spielt ebenfalls eine große Rolle. Verlässliche Ansprechpartner, stabile Prozesse und ein Partner, der auch nach dem Go-live erreichbar bleibt, sind im kommunalen Umfeld oft wertvoller als der kurzfristig niedrigste Preis.

Ein Muster, das wir regelmäßig sehen, ist der schnelle Sprung zu KI und Automatisierung, obwohl die Grundlagen fehlen. Aus meiner Sicht hilft eine klare Reihenfolge.

1. In der ersten Stufe geht es um Digitalisierung. Analoge Prozesse werden sauber digital abgebildet. Infrastruktur, Identitäten, Zugriffe, Backup und Betrieb werden stabil aufgestellt.
2. In der zweiten Stufe folgt Automatisierung. Wiederkehrende Abläufe werden vereinfacht und standardisiert. Das entlastet Mitarbeitende und reduziert Fehlerquellen. Schulung und klare Verantwortlichkeiten gehören dazu.
3. In der dritten Stufe entsteht Intelligenz. Dann können datenbasierte Auswertungen und KI sinnvoll genutzt werden, weil Datenqualität, Dokumentation und Prozesse dafür vorbereitet sind.

Die Gemeindewerke Gundelfingen arbeiten seit Dezember 2025 in der neuen Infrastruktur. Giesel hat sehr konkrete Verbesserungen beschrieben. Mitarbeitende können im Bedarfsfall von zu Hause arbeiten, etwa wenn das Kind krank ist. Systeme starten schneller. Die interne Person, die vorher vieles nebenbei gestemmt hat, kann sich wieder stärker auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Solche Effekte wirken im Alltag sofort. Sie reduzieren Stress und schaffen Kapazität für die Themen, die vorher liegen geblieben sind.

Zum Ende ging es auch um die nächsten Schritte. Frieling nannte Themen wie intelligente Netze, Wallbox-Steuerung, Energy Sharing und KI-gestützte Prozesse. Er hat dabei einen wichtigen Punkt gemacht. Man sollte das Denken nicht an Technologie delegieren. KI kann unterstützen, sie ersetzt keine Verantwortung und keine sauberen Grundlagen. Wer kein funktionierendes Datenmanagement hat, wird auch mit KI keine stabilen Ergebnisse bekommen.