Die Stadtwerke Oberkirch verfolgten das Ziel, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und eine zukunftssichere IT-Architektur zu schaffen. Gemeinsam mit Mages Consulting wurden Dokumentenprozesse analysiert, eine zukunftsfähige Ziel-Architektur entwickelt und ein performantes DMS-System ausgewählt. Es bietet effiziente und transparente Prozesse, rechtskonforme Archivierung und eine solide Basis für die weitere digitale Transformation.
Die Stadtwerke Oberkirch standen vor der Herausforderung, wachsende Geschäftsprozesse und Dokumentenablagen sowie weitere Anforderungen an Compliance und DSGVO in einer effizienten Datenumgebung abzubilden. Daher entschieden sie sich, mit Mages Consulting Prozesse und Anforderungen umfassend zu analysieren und eine zukunftsfähige Ziel-Architektur zu entwickeln, für die ein geeignetes DMS-System ausgewählt werden sollte.
„Dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Mages Consulting hat sich unser DMS-Projekt zu einer umfassenden IT-Transformation auch auf strategischer Ebene entwickelt.“
Erik Füssgen
Geschäftsführer Stadtwerke Oberkirch GmbH
Ziel des Projekts war es, die Effizienz der Geschäftsprozesse durch klare Strukturen und optimierte Arbeitsabläufe zu steigern. Zudem sollte ein modernes DMS integriert werden, das eine transparente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung ermöglicht. Langfristig sollte eine zukunftsfähige IT-Architektur die digitale Transformation strategisch voranbringen.
Mages Consulting übernahm die Projektleitung und führte eine umfassende IST-Analyse der bestehenden Prozess- und Systemlandschaft durch. In mehreren Workshops mit Key Usern wurden die SOLL-Anforderungen an die künftige Lösung definiert. Auf dieser Basis erfolgte eine strukturierte Anbieterauswahl, um das passende DMS-System zu identifizieren.
Als Technologieberater verantworteten wir zudem die Entwicklung einer strategischen IT-Architektur, um die langfristige Integration und Skalierbarkeit der Systemlandschaft sicherzustellen.
Grace (adaptiert)
Grace strukturiert die Auswahl entlang der Anforderungen, bewertet alle Anbieter unter identischen Bedingungen und führt zu einer klaren, nachvollziehbaren Empfehlung. Hier kam die Methode bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems zum Einsatz.
Durch die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit konnten die Stadtwerke Oberkirch die für sie optimale DMS-Lösung identifizieren und eine effiziente Prozesslandschaft definieren. Die Lösung erfüllt die hohen Anforderungen, insbesondere an die rechtskonforme Archivierung. Das strategische Zielbild für die IT-Architektur dient zudem als Basis für die künftige Einführung einer CRM-Lösung und weitere Digitalisierungsschritte.
„Ich freue mich darauf, Ihr Vorhaben kennenzulernen. In einem kurzen Erstgespräch klären wir gemeinsam, wo Sie stehen und wie wir Sie unterstützen können.“
Heiko Janssen, Sales Manager
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