Werner Müller, Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens, saß an einem Montagmorgen in seinem Büro und betrachtete nachdenklich die Auswertung des vergangenen Quartals. Die Zahlen waren solide, aber was ihn wirklich beunruhigte, waren die zunehmenden Signale aus verschiedenen Unternehmensbereichen: Die Konstruktionsabteilung beklagte die langsamen Freigabeprozesse, die Servicetechniker konnten unterwegs nicht auf aktuelle Maschinendaten zugreifen, und der Vertrieb verlor Aufträge, weil Lieferzeiten nicht verlässlich kommuniziert werden konnten.
In einer anderen Stadt stand Claudia Schneider, Leiterin eines wachsenden Handelsunternehmens für technische Ersatzteile, vor ähnlichen Herausforderungen. Ihre Kunden erwarteten mittlerweile Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeigen, Online-Bestellmöglichkeiten mit technischer Produktidentifikation und verlässliche Lieferzusagen. Anforderungen, die ihr fragmentiertes IT-System nicht erfüllen konnte.
Beide Führungskräfte standen vor einer entscheidenden Frage: Wie gestaltet man ein ERP-Projekt, das nicht nur aktuelle Probleme löst, sondern das Unternehmen zukunftssicher aufstellt?
Unternehmen, die technische Produkte herstellen oder vertreiben, stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Einführung oder Modernisierung ihrer ERP-Systeme. Anders als in vielen anderen Branchen geht es hier nicht nur um die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse, sondern um die Integration komplexer technischer Daten und Abläufe.
„ERP-Projekte im technischen Umfeld scheitern häufig nicht an der Technologie, sondern an mangelndem Verständnis für die Besonderheiten technischer Geschäftsmodelle“, erläutert eine VDMA-Studie zur Digitalisierung im Maschinen- und Anlagenbau [1]. Die Komplexität entsteht vor allem durch:
Diese Faktoren machen aus einem ERP-Projekt weit mehr als eine reine IT-Initiative: Es handelt sich um eine unternehmensweite Transformation, die nur mit einer durchdachten Strategie gelingen kann.
Der erste und wichtigste Schritt eines erfolgreichen ERP-Projekts ist die Entwicklung einer klaren Vision, die technische und geschäftliche Ziele verbindet. Gerade in ingenieur- und technikergeprägten Unternehmen besteht die Gefahr, dass der Fokus zu sehr auf funktionalen Details liegt, während das große Bild aus dem Blick gerät.
Eine gelungene ERP-Vision für technische Unternehmen verbindet typischerweise folgende Elemente:
Entscheidend ist dabei, dass die Vision von der Geschäftsführung getragen und aktiv kommuniziert wird. „Ein ERP-Projekt ohne klares Commitment der Unternehmensleitung ist zum Scheitern verurteilt“, betont Alexander Mages im B2B-Talks Podcast „Kritische Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten in Unternehmen“ [2].
Für technisch orientierte Unternehmen stellt sich die Frage, ob sie auf bestehenden Systemen aufbauen (Brownfield) oder einen kompletten Neuanfang wagen (Greenfield). Beide Ansätze haben ihre Berechtigung:
Eine McKinsey-Studie zeigt, dass erfolgreiche ERP-Transformationen im technischen Bereich häufig einen hybriden Ansatz verfolgen: Sie kombinieren die Stabilität des Brownfield-Ansatzes für kritische Kernprozesse mit der Innovation des Greenfield-Ansatzes für Wachstumsbereiche [3].
In der Praxis bewährt sich oft ein stufenweiser Ansatz, wie wir ihn auch häufig in unseren Kundenprojekten verfolgen. Dabei werden Kernsysteme schrittweise modernisiert, während gleichzeitig neue Funktionalitäten über moderne Schnittstellen angebunden werden.
Die Einführung eines ERP-Systems in technisch orientierten Unternehmen birgt spezifische Risiken, die frühzeitig adressiert werden müssen. Typische Stolpersteine sind:
Ein systematisches Risikomanagement umfasst die regelmäßige Identifikation, Bewertung und Steuerung dieser projektspezifischen Risiken. Hierfür hat sich ein strukturiertes Risikoregister bewährt, das kontinuierlich aktualisiert wird.
„Ein proaktives Risikomanagement unterscheidet erfolgreiche von gescheiterten ERP-Projekten. Es geht nicht darum, Risiken zu vermeiden, sondern sie bewusst zu managen.“ Alexander Mages, Gründer und Geschäftsführer der Mages Consulting GmbH
Die Wahl der Projektmethodik ist von strategischer Bedeutung und muss zur Unternehmenskultur sowie den Projektzielen passen. Für technisch orientierte Unternehmen haben sich verschiedene Ansätze bewährt:
Ein Beispiel für erfolgreiche hybride Implementierung ist das von SAP entwickelte Activate-Framework, das klassische Phasen mit agilen Sprints kombiniert [5].
In der Praxis zeigt sich, dass es weniger auf die gewählte Methodik ankommt als auf deren konsequente und passende Anwendung. „Die Methode sollte dem Projekt dienen, nicht umgekehrt“, ist das Credo, mit dem wir bei Mages Consulting unsere Projekte angehen.
Wie gehen Verantwortliche in technisch orientierten Unternehmen nun strategisch vor? Wir empfehlen einen strukturierten Ansatz mit folgenden Schritten:
Erst auf dieser strategischen Grundlage sollten technische Anforderungen definiert und potenzielle Systemanbieter evaluiert werden.
Die strategische Weichenstellung ist der wichtigste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen ERP-Projekt in technisch orientierten Unternehmen. Mit einer klaren Vision, einem passenden Transformationsansatz und einem effektiven Risikomanagement schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer technischen Wertschöpfungskette.
Die Investition in diese strategische Vorarbeit zahlt sich in jeder Phase des Projekts aus und ist der beste Schutz gegen kostspielige Fehlentwicklungen und Projektverzögerungen.
[1] VDMA-Studie: „Digitalisierung im Maschinen- und Anlagenbau“, 2023
[2] B2B-Talks Podcast: „Kritische Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten in Unternehmen“
[3] McKinsey & Company: „Unlocking success in digital transformations“, 2022
[4] Gartner Research: „ERP Implementation Challenges“, 2023
[5] SAP: „SAP Activate Methodology“, 2023
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